《太阳集团电子游戏采购管理办法（修订）》已经党委会审议通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。
太阳集团电子游戏
2020年7月8日
太阳集团电子游戏采购管理办法（修订）
第一章 总 则
第一条 为了进一步规范学院采购管理工作，完善采购管理监督机制，保证学院采购管理工作规范、高效、廉洁运行，依据《中华人民共和国预算法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《政府采购非招标采购方式管理办法》、《唐山市教育局关于规范市直属院校限额以下项目采购的管理办法（试行）》以及《行政事业单位内部控制规范（试行）》等有关法律法规及部门规章，结合学院实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于使用财政性资金的采购项目，包括：基建工程、仪器设备、家具用具、图书资料、办公耗材、教学耗材、办公用品、软件产品、技术服务等各类货物、工程和服务等项目。
第三条 采购活动必须遵守国家法律法规，坚持采购方案制定、采购文件审核、采购管理、验收管理、监督检查等环节协调统一、分工负责、各司其职的原则，严格落实行政事业单位内部控制管理规范的有关规定。各业务主管部门和监督部门要自律规范，主动配合，努力提高工作效能。
第四条 采购工作要遵循“公开、公平、公正”和“集体采购、货比三家、择优选购”的原则，从维护学院利益出发，选定符合使用要求、性价比高的物资设备。本着“诚实守信、平等互利、协商一致”的原则处理各种商务关系。
第二章 采购组织机构的设立及职责
第五条 采购组织机构
学院成立采购工作领导小组，组长由院长担任，副组长由副院长担任，成员由办公室、教务处、财务处、后勤及国有资产管理处、学生处主要负责人担任。
采购工作领导小组下设办公室，设在后勤及国有资产管理处，办公室主任由后勤及国有资产管理处处长担任。
第六条 采购管理部门、业务主管处室、用户以及财务处、监察审计处等相关职能处室的职责
（一）采购管理部门：后勤及国有资产管理处(以下简称后勤国资处)是学院的采购管理部门。负责采购行为的全程管理与程序合规监督；审核用户拟定的招标采购工作方案；确定、落实政府采购的具体形式，负责办理政府集中采购项目的行政审批工作；负责遴选招标代理机构；配合政府集中招标采购行为，组织院内公开竞争性谈判（磋商）工作；监督合同的履行；参与验收工作；受理并协调解决校内集中采购、政府集中采购招标评审以及履约验收中出现的质疑、投诉与纠纷；协助用户办理资产入账与财务报销手续；负责校内集中采购文件资料的形成、整理与归档工作；对政府采购信息进行分类统计和分析，并在院内定期公示通报。
（二）业务主管处室：学院有关党政职能部门，包括办公室、宣传部、教务处、学生处、现代教育技术中心、后勤国资处等各类物资设备、工程基建以及技术服务等业务主管部门是业务主管处室。负责制订、汇总与审核所属业务范围的采购计划；向采购主体提供采购资源信息；监督指导业务范围内的招投标工作；监督指导业务范围内的合同履行与采购行为；参与验收工作；按规定程序实施零星采购行为。
（三）用户：党政职能处室（含前述业务主管处室）及教学系部为采购行为的用户部门。用户为采购行为的主体。负责制订部门采购计划，执行部门政府采购预算；制定招标采购工作方案（招标文件）；参与组织招投标工作；配合采购管理部门解决招投标过程中以及履约验收过程中出现的质疑、投诉与相关纠纷；负责合同的签订与履行；负责成立验收小组并组织实施验收工作；负责验收合格后办理资产入账与财务报销手续；按规定程序实施零星采购行为。
（四）财务处：负责制订并下达年度采购资金计划；落实采购项目的经费；监督采购资金的使用；审核相关单据；按合同和采购的要求组织拨付相应款项。
（五）监察审计处：采取抽查、全程监督、业务审计等多种形式对采购工作履行监察与审计职能。
（六）工会：及时反映协调群众意见和建议；对采购行为进行监督、建议或质疑。
（七）其他部门：根据工作需要参与相关的采购招标工作，对采购工作组决议履行相应责任。
第三章 采购方式
第七条 采购活动按照采购金额大小和性质，可分别采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价以及政府采购监督管理部门认定的其他采购方式进行采购。
（一）公开招标。是指按照国家有关法规和规定的程序，由政府财政部门确定的招标代理机构以招标公告的方式邀请3家及以上不特定的供应商参与投标，并根据中标条件公开确定中标人的采购工作方式。各部门不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务进行拆分，化整为零，或者以其他任何方式规避公开招标采购。公开招标的方式适用于政府集中采购项目，根据河北省现行标准，货物类及服务类采购项目额度达到200万元及以上的，工程类项目额度达到400万元级以上的，采取公开招标形式。
（二）邀请招标。是指按照采购人议定的资质条件以招标邀请书的方式邀请3家及以上特定供应商参与投标，并按照评标组议定的中标条件，评议比较确定中标人的采购工作方式，邀请招标方式适用于政府集中采购项目。
（三）竞争性谈判。通过校园网及网络公开招投标平台公告的方式邀请3家及以上不特定的供应商参与投标，一般采用经评审的最低投标报价法进行评标，公开确定中标人的采购工作方式。经评审的最低投标报价法一般适用于具有通用技术、性能标准或者招标人对其技术、性能没有特殊要求的招标项目。
（四）竞争性磋商。通过校园网及网络公开招投标平台公告的方式邀请3家及以上不特定的符合基本要求的供应商参与投标磋商，供应商按照磋商文件的要求提交相应文件和报价，评审小组采取综合评价法确定成交供应商的采购方式，竞争性磋商适用于政府采购工程与服务类项目。
（五）单一来源采购。符合下列情形之一的物资设备，可以采用单一来源方式采购：
1.只能从唯一供应商处采购的；
2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的，且添购资金总额不超过原合同金额百分之十的。
（六）政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。
第四章 采购工作组织程序
第八条 后勤国资处根据学院批准的政府采购计划，按照采购标的类别的不同，结合各业务主管处室和用户确定具体采购方案。采购额度超过上级财政门规定的政府集中采购限额标准（货物类、服务类40万元，工程类60万元）的均需申报政府集中采购；超过五万元且低于政府集中采购限额标准的由后勤国资处组织校内集中公开采购，根据工作需要，开标评审环节可委托招标代理机构组织办理。
单项或全年累计采购额度低于五万元的，由部门询价采购，同类型采购项目原则上采取批量集中采购，不得随意拆分后询价采购。
第九条 采购活动应当严格控制在预算范围内，经费额度不得突破，不得增加采购数量和采购品种。对于确因实际情况不得不变更调整时，必须事先征得分管院领导同意，按学院有关规定履行审批手续。对于擅自突破采购计划的，依法依规追究部门相关负责人的责任。
第十条 后勤国资处、教务处、科技处、图书馆、现代教育技术中心、学生处等各类物资设备的业务主管部门以及教学系部，应结合本部门实际，建立常用物资设备“采购资源信息库”。
采购资源信息库除准确反映供应商资质信誉情况外，还应从可供商品和已供商品两方面反映各种供应商的商品品种、规格型号、性能特点、价格状况等情况。一般情况下，采购资源信息库中同种类商品至少应保证有5家以上资质较高、信誉状况良好的潜在供应商。采购资源信息库应实行滚动优选，动态管理。
第十一条 对于涉及国家安全、国家秘密的物资设备，要按照国家有关要求，由后勤国资处会同办公室、安全工作处等部门制定保密项目采购的具体标准、范围和工作要求，防止借采购项目保密而逃避或简化采购方式的行为。
第十二条 凡采购河北省网上商城采购目录内商品，严格按照唐山市财政局下发的《唐山市财政局关于实行网上商城采购的通知》唐财采（2019）1号文件规定的程序组织采购。
第十三条 校内公开集中采购组织形式
凡同类物资、工程或是服务类采购项目金额在五万元以上（含五万元）至政府集中采购限额以下的，原则上采取竞争性谈判的采购方式，不适合采取竞争性谈判方式的工程类与服务类采购，经学院主要领导审批后，采取竞争性磋商的方式。具体组织形式应严格按照政府采购法等法律法规的具体规定进行操作，特别是编制招标文件、发布招标公告、评审谈判或磋商等关键环节需按规定格式文本与规范流程予以组织实施，不得缺失与简化。项目采购公告及中标结果公告应纳入校务公开内容。
第十四条 校内单一来源采购组织形式
采购额度在五万元（含五万元）以上至政府集中采购限额以下的采购项目，申请部门经市场考察与初步论证后认为符合本办法第八条第四款中“单一来源采购情形”之一的，经后勤国资处审核并提请采购工作领导小组组长同意后，召开采购工作领导小组论证会议，通过论证后，申请部门填报“单一来源采购采购申请表”，审批完毕后由后勤国资处组织评审谈判并确定成交价格。
第十五条 合同的签订与履行
订立合同应严格履行规定的程序，采用符合学院合同管理制度规定的书面合同形式。用户部门在发出中标通知书二十个工作日内与中标供应商依照谈判文件共同拟定合同条款，形成书面合同文本草案，重要合同须经学院法制办外聘法律顾问审核，严格履行审批程序与法人授权。用户部门最迟在30日内完成合同的签订，属于政府集中采购的项目，需在2日内完成合同公告，后勤国资处在合同公告后5日内完成政府集中采购合同的行政备案工作。
用户部门负责合同的具体履行，由业务主管处室和后勤国资处监督实施，合同正式签订后方可执行合同内容，原则上合同内容不得变更。如确需变更的，在严格履行前述审批手续且确保学院利益不受损失的前提下可部分变更合同内容，属于政府集中采购的，需履行政府审批与备案手续。
第十六条 集中采购项目的验收
五万元以上集中采购项目验收由用户部门组织实施，牵头组成三人以上（单数）验收小组，小组成员应当包含后勤国资处及业务主管处室相关负责人员。政府集中采购项目，验收小组中至少要有一名校外政府采购专家，由后勤国资处负责在河北省政府采购专家库中按专业类别抽取。
正式验收前，使用部门应当组织部门内相关人员召开预备会议，对项目进行初步验收，包括供货数量、规格型号、产地品牌、外观配置、设备运转以及人员培训等情况。正式验收计划经监察审计处及分管院领导审核同意后组织实施，验收小组在使用部门初步验收合格的基础上对项目进行抽检、核查货品以及项目实施情况，经询问与质询后，小组讨论确定是否通过验收。存在问题的验收项目，由验收小组讨论决定处理意见，或限期整改后再行验收或不予通过验收，后续事项按合同约定与相关政策规定处置。验收结束后，使用部门将完整的验收资料及验收报告交予监察审计处备案。
第十七条 零星采购项目
经学院批准的采购计划，金额满一万元不满五万元的采购项目（河北省政府网上商城的采购项目除外），用户部门组成三人以上临时采购小组，经询价三家以上供应商后择优确定成交商，询价资料留存备查。属于单一来源采购情形的，用户部门自行组织论证，论证小组中应当至少包含一名政府采购专家库成员，通过论证后，履行单一来源采购申请审批手续。不满一万元的采购项目，用户部门组成两人以上临时采购小组，在部门采购资源信息库中择优确定成交商。
用户部门组成三人验收小组自行组织验收，后勤国资处和监察审计处抽查验收情况。
第十八条 学院办公用品、劳保用品以及维修项目备品备件应设立相应的仓库，仓库由后勤国资处负责管理。各部门需要以上物资时，采取支领的方式。库房有存货的办公设备填写固定资产调拨（移交）单。办公用品、劳保用品等填写办公用品支领单。后勤国资处应建立健全管理制度，完善入库、出库手续。
第十九条 采购资料的归档
采购过程中形成的文件材料必须规范，各项内容要真实、准确、完整。采购计划、招投标文件、投标报价书、报价单、合同书、验收书和会议纪录等均为采购活动中形成的重要文件材料。用户部门负责部门各类采购资料的留存，后勤国资处负责校内招投标文件等采购资料的整理与归档。
第五章 纪律和监督
第二十条 纪律与内控要求
（一）采购活动必须遵守“集体研究，民主决策，依法依规办理”的工作制度，禁止暗箱操作，严禁个人负责。
（二）采购申请部门必须建立并形成严格的内部控制制度，“不相容岗位”实现有效分离，按规定定期轮岗。采购项目技术参数提供者与审核把关须分离；招标技术方案的制定与审核把关须分离；参与评审谈判的评委不得担任验收小组的组长；合同签订与采购项目的执行监督须分离。
（三）采购管理部门必须建立并形成严格的内部控制制度，“不相容岗位”实现有效分离，按规定定期轮岗。校内集中自采项目招标文件形成后由管理部门工作人员初审，部门负责人复审把关；政府集中采购项目招标文件须经采购管理部门审核后再行旅行公告程序；招投标的管理工作与履约验收的管理工作由不同的部门负责人负责。
（四）进入采购程序后，参与采购活动的工作人员不得私自接触供应商。不得向供应商泄露有失公正或影响公平竞争的商务信息。
（五）参与采购活动的工作人员不得接受供应商任何形式的回扣、馈赠及宴请。
（六）供应商的让利性承诺应反映在订立的合同之中。
第二十一条 采购工作的监督内容
主要包括：
（一）采购计划的审批与执行情况；
（二）采购信息公告情况；
（三）采购方式、采购程序合法合规情况；
（四）采购合同的订立和资金支付情况；
（五）对供应商询问和质疑的处理情况；
（六）有关法律、行政法规和规章制度的执行情况；
（七）采购文件、资料的规范化建立和存档情况。
第二十二条 采购主体和采购执行人要主动接受学院相关业务管理机构的监督检查。财务处对合同履行情况和采购资金的使用有责任进行监督，发现违反合同约定的行为应及时报告，拒付货款。
第二十三条 监察审计处对一般采购行为采取抽查审计的方式予以监督，对达到公开招标限额的大宗物资设备、工程项目以及服务类采购根据工作需要实行监察报告制度。监察报告应能准确反映本项采购活动的实际情况，并对采购活动做出监察评议，提出监察建议或意见。
第二十四条 学院定期对采购工作情况进行专项检查。专项检查工作组由监察审计处牵头，成员包括财务处、后勤国资处等相关部门负责人，检查内容由工作组根据工作需要提出，经学院主要领导审核后确定。
第二十五条 下列行为属于采购违规行为。
1．违反集体采购原则的；
2．违反采购工作程序，规避监督检查的；
3．未按规定形成采购工作文书或归档备案的；
4．向投标人透露其他潜在供应商有关情况的；
5．接受供应商好处，谋取个人或小团体利益的；
6．违反本办法有关条款的其他行为。
第二十六条 对在采购活动中违反国家法律法规和学院规章制度；因工作处置失当、失职、渎职给国家和学院利益造成损失的，学院将追究有关责任人与管理人的责任。构成犯罪的，提交司法机关查处。
第六章 附则
第二十七条 本办法适用于使用学院各项财政资金进行的采购活动。
第二十八条 本办法由后勤国资处负责解释。学院其他管理规定与本办法有抵触的，以本办法为准，如上级相关政策发生变化，按上级文件有关规定执行。
第二十九条 本办法自发布之日起执行。原《太阳集团电子游戏采购管理办法（修订）》（唐职院字〔2017〕4号）同时废止。
